Stop using email for everything! Über die Schwächen der Email

Wer kann sich noch daran erinnern? An die Zeit, als Email plötzlich das Maß aller Dinge in der Kommunikation im Privat- und Berufsleben wurde? Fühlt sich doch irgendwie an, als wenn es gestern gewesen wäre, oder?

Man könnte aber auch die Ansicht vertreten, dass Email als Kommunikationsform sich schon eine ganze Weile überholt hat und inzwischen schon fast als altes Medium bezeichnet werden könnte.

Ein Grund hierfür ist sicher die Eindimensionalität von Email, speziell im Arbeitsalltag. Man kann mit einer Email nämlich ganz wunderbar Daten (bitte nur die kleinen Files) und Themen (bitte nur die kurzen, einfachen) bei anderen abladen und es ist hierbei von erheblichen Vorteil, dass sich der Empfänger a) nicht dagegen wehren kann und b) aufgefordert ist darauf zu reagieren. Es kommt erschwerend hinzu, dass Email zudem auch noch eine ziemlich intransparente Form der Kommunikation ist.

Kollaboration, Interaktion, Diskussion, kreative Weiterentwicklung, fachliche Auseinandersetzung und vieles mehr, was in heutigen Teamprozessen aus meiner Sicht sehr wesentlich für den Erfolg ist, sind damit aber in keinster Weise möglich und hier beginnt es dann schnell ineffizient zu werden.

Das Thema effiziente, transparente Zusammenarbeit beschäftigt mich daher auch schon eine ganze Weile. Wir experimentieren im Team regelmäßig mit anderen Kommunikationsplattformen und haben auch verschiedene im Einsatz. Transparent, webbasiert, intuitiv sind dabei ganz wichtige Auswahlkriterien. Wir haben damit im Projektbereich aber auch im daily business sehr, sehr gute Erfahrungen gemacht und verzichten in vielen Fällen fast komplett auf Email. Ich persönlich habe eine sehr hohe Affinität für die Tools von 37Signals. Diese Tools sind webbasiert und vor allem in hohem Maß intuitiv / einfach zu bedienen. Intuitiv ist ein Kernerfolgskriterium, wenn es darum geht, ob ein Tool von Mitarbeitern angenommen wird. Wir nutzen intensiv  basecamp und campfire, beide Tools kann ich sehr empfehlen.

Vor diesem Hintergrund ist mir interessanterweise vor kurzem ein spannender Artikel in der englischen MacWorld begegnet. Joel Mathis beschreibt anhand eines schönen und durchaus auch lustigen Schaubildes, wie Email oft für so ziemlich jeden Zweck eingesetzt wird, den man sich in der Kommunikation vorstellen kann. –  in den wenigsten dieser Fälle ist Email ein sinnvolles oder gar optimales Mittel. Stichwort: Die 15 MB Präsentation, mit der man ganze Posteingänge sprengen kann. Gerne genommen im ganz großen Verteiler. ;)

Das Schaubild:

Quelle: Macworld UK, August 2012

Bemerkenswert ist auch der letzte Satz des Artikels: Nach einer Studie des PewResearchCenters nutzen 63 Prozent der Jugendlichen SMS täglich, aber nur 6 Prozent schreiben täglich Mails.

Wenn diese Jugendlichen in naher Zukunft in die Arbeitswelt eintauchen, machen sie mit uns und unserem Emailverhalten das, was wir mit den Faxgeräten unserer Vorgänger gemacht haben. ;) Be prepared.

 

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